IT-Outsourcing – Definition & Vorteile

Was genau bedeutet Outsourcing?

Outsourcing beschreibt die Nutzung von externen Quellen und Ressourcen. Es kann als Unternehmensstrategie verstanden werden, bei der Wertschöpfungsaktivitäten wie vereinzelte Aufgaben, Teilbereiche und sogar komplette Geschäftsprozesse an Drittunternehmen verlagert werden. Outsourcing führt so also zur kostenorientierten Verkürzung der Leistungstiefe bzw. der Wertschöpfungskette des Unternehmens.

Gerade im Bereich der IT hat das Outsourcing in den letzten Jahren stark an Bedeutung gewonnen.

Was ist IT Outsourcing?

Unter Information Technology, zu deutsch Informationstechnik (IT), versteht man im Allgemeinen das Sammeln, Speichern, Verarbeiten und Verwalten computerbasierender Informationen. Bei dem IT Outsourcing werden für einen definierten Zeitraum sämtliche IT-Funktionen oder Geschäftsbereiche mit hohen IT-Anteilen eines Unternehmens vollverantwortlich an externe Dienstleister übertragen. Dabei können Gebäude, Hard- und Software, Personal oder sonstige Vermögenswerte temporär an den jeweiligen Anbieter übergehen. Die vorherige vertragliche Vereinbarung bestimmt über Umfang, Zeitraum und Qualität der Dienstleistungen.

Das IT Outsourcing umfasst viele Outsourcing-Möglichkeiten verschiedenster Leistungsebenen. Zum Beispiel können Leistungen auf Infrastruktureben wie Clouds, Server und Rechenzentren; auf Anwendungsebene wie Shopsysteme, Webseiten und Software und auf Geschäftsprozessebene wie digitale Produktentwicklung, Online Marketing und Buchhaltung ausgelagert werden.

Vorteile des IT Outsourcings

Das IT Outsourcing hat definitiv die Einsparung von Zeit, Finanzen und Ressourcen als Vorteil. Das Überlassen der Informations- und Kommunikationstechnik des Unternehmens an spezialisierte und erfahrene IT-Anbieter erspart das Einstellen fachspezifischer Mitarbeiter sowie eine hohe Investition in technische Hilfsmittel. Dies führt zu einer zeitlichen Einsparung und meist auch finanziellen. Durch das Wachstum dieses Bereiches gibt es mittlerweile auch für KMU’s kostengünstige und dennoch hoch spezialisierte Anbieter.

Ein weiterer Vorteil kann der Wettbewerbsvorsprung durch eine fortlaufende Weiterentwicklung sein. Im digitalen Zeitalter schreitet die Entwicklung neuer Anwendungen und Produkte sehr schnell voran. Dies führt wiederum auch zu stetig wachsenden Anforderungen an die Produkte und Dienstleistungen eines Unternehmens seitens der Kunden. Die vielen Daten müssen auf einem Server gespeichert werden, spezielle Firewalls sind zur Sicherheit im Internet notwendig und Datenschutz muss ebenso beachtet werden. Aufgrund der regelmäßig geänderten Datenschutzrichtlinien und generellen Weiterentwicklung der IT-Technik müssen die branchenspezifischen Kenntnisse immer aktuell sein, damit auf geänderte Anforderungen problemlos sehr schnell reagiert werden kann. Das Fachpersonal für IT Outsourcing beobachtet die Veränderungen am Markt und digitalen Entwicklungen. Vor allem in Bezug auf Hackerangriffe, Viren, Datenschutz und neue Technologien ist dies von besonderer Wichtigkeit. Bei der Auslagerung des IT-Bereiches, sollte die Soft- und Hardware jederzeit auf dem aktuellsten Stand sein. Da die meisten Outsourcing-Anbieter über mehrere Server verfügen, wird die Ausfallwahrscheinlichkeit des E-Commerce-Shops oder der Online-Anwendungen minimiert.

Auch ein Vorteil des IT Outsourcings ist die volle Transparenz der Leistungen und Kosten. Meist arbeiten die Outsourcing-Anbieter mit Prozess-Standards und definierten Workflows, wodurch sich die aktuellen Projektaufgaben sowie die investierten Stunden jederzeit abrufen lassen. Dabei werden die Leistungen als Protokoll festgehalten, um auch die Kosten für einen späteren Zeitpunkt nachvollziehbar zu gestalten. Die Höhe der anfallenden Kosten für das IT Outsourcing kann im Vorfeld meist schon prognostiziert werden. Ebenso kann das Unternehmen, welche ein IT Outsourcing in Anspruch nimmt, eine gute Beratung und langfristige Planungssicherheit erwarten.

Was sollte man beim IT Outsourcing beachten?

Zieht ein Unternehmen in Betracht die IT auszulagern, sollte sich das Unternehmen vorab darüber klar sein, dass das Outsourcing eine gewisse Transparenz hinsichtlich essentieller Geschäftsbestandteile mit sich bringt. Dies erfordert Vertrauen, besonders wenn der Outsourcing-Anbieter nicht im Unternehmensgebäude sitzt und das Unternehmen somit auf die Zuarbeit und Erreichbarkeit dessen angewiesen ist. Handelt es sich um geschäftstragende Leistungen, sollte zur Absicherung des Unternehmens alles vorab vertraglich festgelegt werden.

Ebenso stellt sich die Frage, wer für mögliche IT-Schäden haftbar ist. In dem Fall trägt das beauftragende Unternehmen die Haftung für die Fehler des IT-Anbieters. Dies kann zu kostspieligen und rechtlichen Konsequenzen führen, wenn es beispielsweise zu einem Verlust wichtiger Daten oder Systemausfall kommt. Daher sollte sich das Unternehmen vorab vertraglich absichern, indem alle Eventualitäten schriftlich festgehalten werden. Kommt es dann seitens des IT-Anbieters zu einem Fehler, ist dies eine vertragswidrige Handlung für diese der Anbieter nun selbst aufkommen muss.